CÓMO MANTENERSE ENFOCADO ESTANDO EN VARIOS PROYECTOS A LA VEZ

Pocas personas hoy en día tienen el lujo de trabajar en un solo proyecto a la vez, sin embargo, la mayoría de la población están haciendo malabarismos con las demandas de muchos equipos a la vez. El sistema de «multiequipos» ofrece una serie de ventajas: puede implementar su experiencia exactamente dónde y cuándo más se necesita, compartir sus conocimientos entre grupos y cambiar proyectos durante tiempos de calma, evitando costosos tiempos de inactividad.

 

Para muchas personas, ser arrastrado a través de varios proyectos diferentes es estresante y menos productivo de lo que sugiere la teoría. Cambiar la atención entre tareas lleva tiempo y desenfoca tu enfoque y energía. Al moverse entre equipos, es probable que también necesite adaptarse a diferentes roles, por ejemplo, puede ser el jefe de uno pero un miembro menor de otro, lo que cambia no solo su nivel de responsabilidad, sino también su capacidad de hacer malabares con recursos cuando llega un tiempo de crisis. Los diferentes equipos abarcan sus propias culturas únicas, incluyendo relaciones, rutinas, símbolos, chistes, expectativas y tolerancia a la ambigüedad, lo que requiere energía para manejar. Y a menos que planifique y negocie cuidadosamente su contribución en cada equipo, puede terminar haciendo un trabajo repetitivo en lugar de impulsar su propio desarrollo.

 

¿Cómo administrar el tiempo, estrés y desarrollo si se está en varios equipos o proyectos?

 

Priorización y secuenciación de su trabajo

Obtener el panorama general. Centrarse estrechamente en el trabajo de un día determinado te pone en un modo reactivo de extinción de incendios. Programe una comprobación de estado regular de todos sus proyectos para anotar los hitos. Al identificar de forma proactiva los tiempos de crisis cuando múltiples proyectos tienen altas exigencias, puede administrar mejor su tiempo y establecer expectativas. La velocidad y las demandas de sus proyectos determinan la frecuencia ideal de los check-ins, y el estilo de gestión y la antigüedad de sus grupos de interés marcan el tono para establecer prioridades cuando se trata de empujar.

 

Secuencia estratégica

Elija una tarea y concéntrese intensamente en ella, en lugar de hacer malabares. Comience con la tarea que requiere la mayor concentración y déle su atención indivisa. Decidir sobre un conjunto distinto de resultados imprescindibles, definir qué acciones son necesarias para lograr solo esos resultados y atenerse sin piedad a ellos. Por lo que cuantos menos cambios puedas hacer en un día determinado, mejor. Si debe realizar varias tareas, coordine y agrupe las tareas compatibles.

 

Establecimiento y comunicación de expectativas

Protégete. Cuando te enfocas en una tarea de alta prioridad, cómprate un escape mental de intrusiones innecesarias. Por ejemplo, cuando escribo — mi tarea de mayor concentración — pongo una respuesta automática en mi correo electrónico diciéndole a la gente que no estoy revisando los mensajes hasta una determinada hora del día, y ofreciendo mi número de móvil en caso de emergencia. Al decirle a la gente que no espere una respuesta instantánea, usted se compra algo de tiempo para concentrarse, mientras les tranquiliza de que usted prestará atención, más adelante.

 

Documentar y comunicar el progreso

Ver el impulso ayuda a los líderes de su equipo a sentirse empoderados y en control. Estar al frente cuando surjan problemas. Cuanto antes digas: «Tengo un conflicto y podría tener problemas para entregar el 100%», más líderes confiarán en ti.

 

Optimización de su desarrollo

Conócete a ti mismo. Una gran desventaja de la multitarea es la exposición truncada a expertos de diferentes áreas, lo que reduce tanto su oportunidad de aprender de ellos como su capacidad para crear una impresión. Bajo la presión del tiempo, la tentación es que cada persona contribuya donde ya tiene un conocimiento profundo, en lugar de invertir en el aprendizaje y crecimiento de los miembros. Usted necesita poseer sus objetivos de desarrollo y su progreso hacia ellos.

Forzate. Después de identificar sus objetivos de desarrollo, bloquee el tiempo para el aprendizaje real. Se trata de un reto, porque el multiequipo nos obliga a saltar entre proyectos con el objetivo expreso de reducir el tiempo de inactividad. Por lo tanto, debe intencionalmente y explícitamente programar el tiempo para la reflexión.

 

En todo el mundo, los beneficios financieros de la multiformación significan que se ha convertido en una forma de vida, a pesar de las tensiones y riesgos que puede suponer para las personas que trabajan en varios equipos a la vez. Como uno de esos miembros del equipo, puede gestionar las compensaciones de trabajar en una organización demasiado comprometida y obtener algunos de los beneficios usted mismo.

 

Por: Samantha García